De caos multiproyecto a gestión unificada y control total

El Problema Jodido

Con la llegada de multitud de nuevos proyectos, la empresa se vio desbordada al tratar de gestionar tareas, recursos y tiempos usando multitud de excels, drives y herramientas dispersas. La información se perdía, los responsables no tenían visibilidad y el riesgo de errores y solapamientos era constante.

Síntomas Críticos:

Gestión de proyectos y tareas repartida en diferentes archivos, sin control ni seguimiento unificado.
Dificultad para visualizar disponibilidad de personal, fechas y recursos.
Checklist, proveedores y agendas fragmentadas entre múltiples herramientas.
Falta de trazabilidad y control sobre quién modifica qué datos.
Ausencia de backups automatizados y centralización de la información.

La Solución Brutal

Desarrollamos una aplicación interna integral usando JetAdmin, diseñando una solución a medida que unificó por completo la gestión de eventos y proyectos. Todo —desde el CRM, planificación, asignación de tareas, control de horarios, proveedores y checklist, hasta calendario de marketing y finanzas— está centralizado y accesible de manera óptima. Se integró la solución con su Google Drive mediante automatizaciones de Make.com para backups automáticos. Añadimos también un robusto sistema de gestión de usuarios y permisos, para que cada miembro acceda solo a lo necesario, pueda ver y modificar solo lo relevante y nunca pierda de vista sus tareas.

Aplicación JetAdmin personalizada

Paneles visuales y modulares para cada área clave: CRM, proyectos, tareas, proveedores, horarios y finanzas.

Gestión de usuarios y permisos

Cada empleado ve y gestiona solo lo que le corresponde; administradores con control total.

Asignación y seguimiento de tareas

Cada usuario recibe notificaciones de cambios y tareas pendientes, facilitando la colaboración.

Integración automática con Google Drive

Backups y sincronización de documentos a través de Make.com.

Calendario y checklist centralizados

Visibilidad de deadlines, eventos, entregas y acciones en un solo lugar.

Control financiero y de marketing

Panel dedicado a eventos de marketing y seguimiento del presupuesto de cada proyecto.

Cronología de la Transformación

Mapeo de procesos y diseño UX

1 semana

Identificación de cuellos de botella, prototipado y definición de paneles clave

Implementación JetAdmin y automatización de backups

2 semanas

Desarrollo de paneles, integración, automatización con Make.com y Drive

Ajuste de roles y despliegue

1 semana

Configuración de permisos, formación a usuarios y go live

Optimización y soporte

1 semana

Mejoras según feedback y soporte inicial tras la puesta en marcha

La diferencia entre antes y después es abismal. Cada proyecto está bajo control, el equipo sabe exactamente su papel y los errores han desaparecido. Poder centralizar todo y tener backups automáticos nos da la tranquilidad y agilidad que necesitábamos para crecer a lo grande.