Subvenciones automatizadas con Make.com y Gemini AI

El Problema Jodido

La gestoría recibía un flujo constante de emails relacionados con subvenciones, con documentos adjuntos y requisitos complejos. El proceso manual consumía incontables horas y era propenso a errores (fechas incorrectas, documentación incompleta).

Síntomas Críticos:

Procesos manuales, repetitivos y sin control.
Alta carga administrativa y riesgo de fallos por detalles omitidos.
Dependencia de herramientas costosas para IA.
Dificultad para mantener coherencia en la documentación generada por distintos empleados.

La Solución Brutal

Se automatizó la gestión y redacción completa de proyectos de subvención, integrando Gemini AI (API gratuita y eficiente) a través de Make.com. El flujo detecta nuevos emails con documentación, organiza todos los adjuntos automáticamente y, a partir de un prompt editable por la gestoría, genera un plan de proyecto estandarizado y coherente. El sistema valida automáticamente la integridad de los datos (adjuntos, fechas, etc.) y alerta de inmediato a la persona responsable si detecta cualquier incoherencia

Automatización make.com

Flujos que detectan correos de subvención y extraen información clave.

Generación documental Gemini AI

Planes de proyecto y borradores generados con API gratuita y prompts a medida.

Gestión de adjuntos

Creación de carpetas automáticas y volcado de todos los documentos al instante.

Sistema de validaciones

Notificaciones y alertas ante incoherencias, omisiones o errores frecuentes.

Coste optimizado

Solo se paga el tier más bajo de Make y ninguna API premium extra

Plantillas editables

Los prompts/documentos base pueden ser personalizados fácilmente por la gestoría

Cronología de la Transformación

Configuración automatización y prompts

1 semana

Diseño y montaje de los escenarios Make.com y prompts iniciales

Despliegue y testeo en entorno real

2 semanas

Adecuación a los primeros casos reales, validación de flujos e integración con Gemini AI

Optimización de alertas y validaciones

1 semana

Refinamiento para reducir errores humanos, ajustes según feedback del equipo

La automatización nos cambió la vida. Redactar una subvención pasó de ser un infierno manual a un proceso automático, organizado y sin errores tontos. Además, ahorramos decenas de horas cada mes y evitamos costes innecesarios en IA. Ahora podemos centrarnos en lo importante: los clientes